Sistemas de información, ¿la panacea de las empresas?

A día de hoy toda empresa que se precia tiene un Sistema de Información implementado para darle soporte en su actividad diaria. A tal punto llega su integración en dichas empresas que actualmente la tendencia de las empresas que ofrecen dichos servicios o paquetes se están empezando a interesas en otro público dado que la cartera de negocio de las grandes empresas está llegando a su fin pues casi todas ya disponen de un Sistema de Información. Por ello ahora se está viendo una tendencia a crear paquetes más pequeños, simples y económicos destinados al hasta ahora no explotado mundo de las PYMES.
Pero hay que tener bastantes cuidados a la hora de implantar uno de estos sistemas en cualquier empresa dado que requiere de un complejo sistema de instalación, adaptación, aprendizaje y asimilación por parte de todo el personal de la empresa. Básicamente si falla en un nivel, la cadena de información se verá afectada y solo producirá problemas más que ventajas las cuales son muy buenas si se logra pasar todas las pruebas.
Por ello el hecho de instalar en una empresa un gran sistema de información no basta para que la empresa tengo éxito. Se pueden dar múltiples fallos a lo largo de su implementación o vida que iremos mencionando a continuación.
La problemática de implementar un sistema de información nuevo en una empresa puede verse afectado por 3 aspectos:

• La educación: Como bien se dice, nadie nace sabiendo. Y pr ello cuando se implementa un nuevo sistema de información en cualquier emplesa hay que educar a todos los empleados, del primer al último, para que puedan utilizar el sistema y más allá de esto para que asimilen la necesidad de estos sistemas y la importancia para que se realicen bien las implementaciones en él. Se debe pues de disponer un programa de capacitación bien desarrollado que pueda ayudar en los problemas futuros resultantes de la falta de apoyo y comprensión. Si un empleado no comprende lo que está haciendo o le entorpece en su labor diaria, generará sentimientos de rechazo ante estos sistemas, perderá la motivación y las ganas de utilizarlo y con ello empezará el principio del fin del Sistema de Información pues los datos que en él halla estarán incompletos o serán erroreos. 

• La disciplina de la administración de datos: Ligado con el punto anterior hay que tener muy presentes que son los empleados los que al fin y al cabo dan alimento a los Sistemas de Información con los datos que en ellos meten. Por ello hay que saber designar encargados de mantener cada elemento de datos y quienes tienen acceso, pues si se otorga este mantenimiento a empleados desmotivados o que no entienden los cambios, las consecuencias serán de una falta de datos tanto en estados cuantitativos como de calidad. Y por no decir que estos sistemas deben estar restringidos en cierta medida al público en general para evitar que puedan manipular por error o por picaresca en la que se introduzcan datos por accidente, se modifiquen parámetros por personal no cualificado o simplemente se sea víctima de un ataque de la competencia o similares.

• Conectividad: Cuando se instala algo nuevo en cualquier unidad de trabajo lo primero y antes de todo es asegurarse de que los elementos sean compatibles tanto por software como por hardware. Sino que, podría uno llevarse la desagradable sorpresa de que algo falla o directamente no funciona. Por ello se debe asegurar que los sistemas tengan el grado adecuado de conectividad para sus necesidades tanto actuales como futuras, para lograr un buen desarrollo de la planificación que esté asociado a la misión y visión de la empresa.
  
  Por estos tres puntos se podría considerar que aunque una empresa instale el mejor y más moderno Sistema de Información, sin antes haber reparado en estos pilares para el éxito del mismo, por si solo el sistema de información no va a lograr el éxito inicial esperado. Puediéndose dar casos como el de la empresa FLEX que casi tiene que cesar en su actividad por una mala implementación de su sistema SAP.